In onze regio heerst een TUP-cultuur, wat staat voor “Trek Uw Plan.”
Bij elke vraag die je stelt, krijg je geen direct antwoord, maar een reeks links naar websites waar je zelf je weg moet vinden. Dit is misschien efficiënt voor degene die het antwoord geeft, maar vaak levert het geen bevredigend antwoord op voor de adviesvrager.
Het probleem wordt nog verergerd doordat de aangeboden lijst met links en tips vaak niet eens relevant is. Dit komt doordat de instantie die de vraag behandelt, niet goed luistert of niet doorvraagt om de achterliggende vraag of behoefte te begrijpen. Hierdoor raakt de adviesvrager meer geïsoleerd, wat leidt tot frustratie en wantrouwen tegenover de instantie.
Dit kan negatief uitpakken voor de instantie omdat het vertrouwen van de adviesvrager afneemt, wat leidt tot een slechte reputatie en een verminderde klanttevredenheid. Klanten kunnen zich niet gehoord voelen en kiezen ervoor om hun problemen elders op te lossen, wat uiteindelijk kan resulteren in verlies van klanten, negatieve publiciteit en een afname van het gebruik van de diensten van de instantie. Bovendien kan dit leiden tot escalatie van problemen die voorkomen hadden kunnen worden, met mogelijk hogere maatschappelijke en financiële kosten als gevolg.
Adviesvragers kunnen verschillende stappen ondernemen om beter om te gaan met de TUP-cultuur en om effectievere antwoorden te krijgen op hun vragen:
- Formuleer de Vraag Helder en Specifiek:
- Zorg ervoor dat je vraag duidelijk en specifiek is, zodat de instantie precies weet wat je nodig hebt. Vermeld eventueel voorbeelden of context om je vraag te verduidelijken.
- Vraag om Een Direct Antwoord:
- Geef expliciet aan dat je behoefte hebt aan een concreet antwoord in plaats van links. Vraag om een samenvatting of een directe oplossing voor je probleem.
- Volg Door met Vervolgvragen:
- Als het antwoord niet voldoet, aarzel dan niet om door te vragen of om verduidelijking te vragen. Blijf doorvragen totdat je een bevredigend antwoord krijgt.
- Zoek Alternatieve Kanalen:
- Probeer verschillende communicatiekanalen zoals telefoon, chat, of zelfs fysieke afspraken als dat mogelijk is. Soms kunnen andere kanalen effectiever zijn dan e-mail of online formulieren.
- Escaleer je Vraag:
- Als je merkt dat je vraag consequent niet goed wordt beantwoord, vraag dan om doorverwezen te worden naar een hogere medewerker of een specialist die beter in staat is om je te helpen.
- Documenteer je Communicatie: maak een verslag, als bewijs
- Houd bij wat je hebt gevraagd en welke antwoorden je hebt gekregen. Dit kan nuttig zijn als je besluit je vraag verder te escaleren of als je later terug moet verwijzen naar eerdere communicatie.
- Zoek Ondersteuning bij Belangenorganisaties: of Raad van Advies
- Schakel belangenorganisaties, vakbonden, of consumentenverenigingen in die jou kunnen ondersteunen bij het verkrijgen van de juiste antwoorden of die namens jou kunnen optreden.
- Zorg ervoor dat je in de juiste ‘familie’ zit, die het je gunt om geholpen te worden. Krijg je geen hulp, verander dan van familie, belangenorganisatie of lobby, tot je juist zit.
- Hou wel in de gaten wat het belang is van de adviseur.
- Feedback Geven:
- Geef feedback aan de instantie over je ervaring en hoe het proces verbeterd kan worden. Dit helpt niet alleen jezelf, maar kan ook bijdragen aan structurele verbeteringen in de dienstverlening.
- Gebruik Sociale Media of Publieke Platforms:
- Als je geen gehoor krijgt via de reguliere kanalen, kan het helpen om je vraag te stellen via sociale media of publieke platforms. Dit kan de druk op de instantie verhogen om adequaat te reageren.
- Zoek Hulp bij Lotgenoten:
- Zoek contact met anderen die vergelijkbare vragen hebben gehad. Online forums, groepen, of netwerken kunnen een bron van waardevolle informatie en tips zijn.
- Blijf niet in de klaagfase zitten, maar wissel goede tips uit zodat iedereen kan gebruikmaken van een succesvol actie plan.
- Soms moet je je positie veranderen
- Sommige problemen zijn zo specifiek en complex dat je het niet opgelost krijgt. Door je positie te veranderen zodat je dit probleem niet meer hebt, kan je terug op de rails geraken voor de tijd die je rest.
Door deze stappen te volgen, kunnen adviesvragers meer controle krijgen over het proces en hun kansen vergroten om de juiste ondersteuning en antwoorden te ontvangen die ze nodig hebben.