Situatie 1
Je hebt een dringend probleem
Je belt iemand op, die je belooft een oplossing door te mailen
Maar er komt niet toe in je mailbox.
Je belt geërgerd je adviseur, die ‘assertief’ antwoordt dat hij deed wat hij beloofde.
Situatie 2
Je krijgt een boze telefoon van een leverancier die al weken terug een factuur doormailde, die je nog niet hebt betaald. De dienstverlening voor de toekomst wordt onmiddellijk stopgezet.
Ik heb al klanten gehad die een deurwaarder aan de deur kregen voor zo’n verloren facturen.
Situatie 3
De overheid of dienstverlenende sector stuurde je belangrijke informatie , die je nodig hebt voor je bedrijfsvoering. Als je dit niet tijdig leest, verlies je kansen (administratieplicht) en mogelijk veel geld (handhavingsboetes of sociale rechten).
Dit wil je niet tegenkomen.
Maar wat is er écht gebeurd?
Je had vroeger andere emailadressen, die je niet meer gebruikt.
Zoland die mailboxen (digitale brievenbussen) nog bestaan, komen de emails daar binnen en gaat je correspondent ervan uit dat je dit ontving en las.
Wat kan je doen?
Alle vorig mailboxen kan je definitief wissen en stopzetten.
Maar dan verlies je ook die correspondentie.
Je kan beter in alle mailboxen, die er nog zijn
- een automatisch antwoord zetten, met de mededeling
- dat je deze mailbox niet meer leest en dat er ook geen gevolgen kunnen gegeven worden aan het bericht.
- Zet er bovendien bij op welk nieuw emailadres en telefoonnummer ze je kunnen bereiken. (Hopelijk past je correspondent dan je emailadres aan in zijn/haar adressenboek.)
- Alle binnenkomende mail toch automatisch laten doorsturen naar je mailbox, zodat je niets verliest.
Dit kan je doen met regels voor binnenkomende emails in te stellen. Voer de 2 bovenstaande maatregelen tegelijk door, zodat je hierover gerust bent.
Wat kan je nog doen?
Bij verandering van e-mailadres kan je alle leveranciers en klanten een berichtje sturen met je nieuwe coördinaten , gsmnummer.
Of je kan in je volgende nieuwsbrief nog eens duidelijk je laatste gegevens vermelden.