Het kan inderdaad frustrerend zijn om lange wachttijden bij de klantendienst te ervaren.
- Als je belt , zet dan je luidspreker aan zolang ze je in de wachtkamer stioppen, zodat je zelf rustig kan doorwerken tot er opgenomen wordt.
- Sommige ondernemers hebben een hoofdtelefoon aangesloten op hun gsm en kunnen zo verder werken.
- Indien je geen tijd hebt, probeer de vraag door te geven aan een medewerker, die de tijd kan nemen om te wachten tot er opgenomen wordt.
Hier zijn enkele stappen die je kunt overwegen om toch antwoorden op je vragen te krijgen:
- Contacteer de verkoper, accountmanager of (leden-)vertegenwoordiger, die je klant maakte. Hou er rekening mee dat er zeer veel verloop is in deze jobs. Als je die niet meer kent, probeer dan zijn/haar coördinaten te pakken te krijgen (liefst gsm én e-mail). Veelal is de commerciële dienst beter bereikbaar, die je kan doorverbinden.
- Online opties: Controleer of de leverancier online diensten aanbiedt, zoals een website of een klantenportaal. Veel leveranciers hebben tegenwoordig uitgebreide online bronnen waar je veel informatie kunt vinden en soms zelfs vragen kunt stellen via chat of e-mail.
- Stuur een e-mail: Als er een e-mailadres beschikbaar is voor klantenservice, overweeg dan om een e-mail te sturen met je vragen. Dit kan een langere reactietijd hebben dan bellen, maar het kan een effectieve manier zijn om je vragen te stellen zonder te hoeven wachten.
- Raadpleeg de FAQ: Kijk op de website van het ziekenfonds of in hun veelgestelde vragen (FAQ) sectie. Veel voorkomende vragen worden vaak al beantwoord in deze sectie.
- Social media: Sommige organisaties, inclusief leveranciers, zijn actief op sociale media. Probeer hun officiële accounts op platforms zoals Twitter of Facebook. Soms reageren ze sneller op berichten op sociale media dan op telefoontjes.
- Bezoek een lokaal kantoor: Als het mogelijk is, kun je overwegen om een lokaal kantoor van de leverancier te bezoeken. Ze kunnen je mogelijk ter plekke helpen met je vragen.
- Bel op rustige tijden: Als je toch wilt proberen te bellen, probeer dit dan op rustigere momenten, zoals vroeg in de ochtend of tijdens de lunchpauze. De wachttijd kan korter zijn buiten de piekuren.
- Gebruik een herinneringsservice: Sommige websites bieden diensten waarmee je een herinnering kunt instellen voor wanneer de wachttijd korter is. Hierdoor hoef je niet constant aan de telefoon te wachten.
- Overweeg een klacht of feedback: Als de lange wachttijden aanhouden, overweeg dan feedback te geven aan het de leverancier. Ze zijn vaak geïnteresseerd in de ervaring van hun klanten en kunnen stappen ondernemen om de service te verbeteren. Stuur je klant via post (en houdt een kopie voor jezelf) of via e-mail. Als je moet gebruik maken van een invulformulier, maak dan eerste een print van je klacht voor je op de verzendknop drukt.
Vermeld in de klacht wat u verwacht en dat je zonder reactie de ombudsdienst gaat informeren. - Informeer je syndicale en politieke vertegenwoordigers via e-mail: geef zoveel mogelijk details over de tijdstippen en wachttijden. Klantenservice management is nu gericht op kostenbesparing en niet meer op de service voor klanten. Dit is een keuze. Noteer in je agenda een herinnering over een paar weken, om na te vragen wat er met je vraag is gebeurd.
- Indien je geen resultaat hebt, informeer de nationale ombudsdienst met het verhaal in detail: alle stappen, alle tijdstippen en reacties.
- Voor je overweegt te veranderen van leverancier, controleer je best de reviews van hun klanten, zodat je niet van de regen in de drop loopt.
Het is belangrijk om geduldig en hoffelijk te blijven bij het omgaan met klantenservice, zelfs als de wachttijden lang zijn. Bedank de medewerkers voor hun hulp en verduidelijk je vragen zo duidelijk mogelijk om ervoor te zorgen dat je de juiste informatie krijgt.
Zelf vertel ik altijd wat de wachttijd was en vraag hen om dit ook te noteren op hun telefoonverslag.
Als je toelicht dat je weet dat zij er zelf niet kunnen aan doen, zijn ze meestal gewilliger en helpen ze je verder dan normaal.
