Recentelijk hebben Testaankoop en Unia de NMBS voor de rechter gedaagd omdat er een prijsverschil is tussen tickets gekocht via de app en die aan het loket. Dit wordt beschouwd als discriminatie. Veel klanten willen namelijk geen extra apps op hun smartphone, of kunnen er niet mee werken. In zo’n geval voelt een tariefverschil onterecht aan.
Dit probleem is niet alleen zichtbaar bij de spoorwegen, maar breder in de ondernemerswereld, vooral wanneer het gaat om digitale facturatie. Veel bedrijven kiezen voor online facturatie als standaard, omdat dit goed integreert met hun boekhoudsoftware. Maar voor klanten—en zelfs kleine ondernemers—kan dit een probleem zijn. E-mails en facturen worden soms gemist in een overvolle inbox, en voor je het weet, worden aanmaningen over het hoofd gezien. Het resultaat: onverwachte incassokosten en rente bovenop een betaalbare factuur. Voor velen voelt dit onrechtvaardig.
Hoe voorkom je facturatieproblemen?
Hier zijn enkele tips om je facturatiesysteem klantvriendelijker en efficiënter te maken, zonder dat je meer administratief personeel hoeft in te schakelen:
- Vraag om leesbevestiging: Gebruik de optie in je e-mailsoftware om een leesbevestiging aan te vragen. Zo weet je of de klant je factuur heeft gezien.
- Automatiseer herinneringen: Laat je boekhoudpakket automatisch herinneringen uitsturen. Als een herinnering niet gelezen wordt, kun je een aanmaning uitprinten en via de post versturen. Dit vergroot de kans dat de klant de factuur opmerkt.
- Vermijd verrassingen: Zorg dat incassokosten en rente beperkt blijven, zoals wettelijk is vastgelegd. Dit voorkomt dat je klanten in de problemen komen en zorgt ervoor dat je je relatie met hen behoudt.
- Denk aan de klant: Niet iedereen werkt graag digitaal. Overweeg alternatieve betaalmethoden, zoals papieren facturen of betalingen via overschrijvingsformulieren, voor klanten die minder digitaal ingesteld zijn.
Door een klantgerichte aanpak verlies je geen geld en behoud je tevreden klanten. Investeer in een systeem dat flexibel en vriendelijk is, zonder je werkdruk te verhogen.
En ja: je kan een voorbeeldproces voor de rechtbank , ingeleid door Testaankoop en Unia, voorkomen.
Of zouden ze zich zo’n systeemfout dan niet aantrekken?
