Verschillende ondernemers brachten me volgende onder de aandacht:
- Lijst van lopende contracten.
Probeer een lijst te maken van lopende contracten met hun beëindigingsvoorwaarden om zonder verbrekingsvergoeding te kunnen veranderen van medecontractant / leverancier. Denk aan energie, communicatie, ophaling bedrijfsafval, ….
Heel dikwijls staan daar voorwaarden in met ‘stilzwijgende verlening voor dezelfde termijn’. - Lijst van garantieperiodes en voorwaarden.
Probeer een lijst te maken van alle garantieperiodes van aangekochte machines en installaties.
Heel dikwijls staat erbij dat je aan zeer specifieke voorwaarden moet voldoen: bijvoorbeeld verplicht onderhoudscontract
Voor andere installaties staat dan weer bij, dat je als eigenaar zelf niet mag veranderen of herstellen op risico van verlies van garantie. - Afschriften van de bank
Vroeger kreeg je op papier de afschriften van de bank. Tegenwoordig moet je via je bankapp kijken naar de uitgevoerde betalingen. Meestal kan je 10 jaar terug kijken.
Maar de tijd gaat snel.
Vroeger kon je in nood nog een kopie krijgen van een oudere betaling. De bank zocht het desnoods op via microfiches. Tegenwoordig bieden verschillende banken deze service niet meer aan.
Tip: maak ieder jaar een kopie van je betalingen ofwel digitaal ofwel op papier en bewaar deze stukken zeer goed voor jezelf.
Ik ben nog steeds bezig met het inventariseren van alle administratieverplichtingen of -eisen voor ondernemers.
Alle tips blijven welkom.