Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent dat facturen rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld (zowel versturen als ontvangen). Een pdf-factuur versturen via e-mail of een platform volstaat niet langer.
Wie moet e-factureren?
Deze verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, met enkele beperkte uitzonderingen (BTW-vrijgestelden zoals artsen, scholen etc.)
De verplichte e-facturatie geldt enkel als alle drie parameters voldaan zijn:
- De persoon die de factuur uitreikt, is een in België gevestigde btw-plichtige (of lid van een btw-eenheid). Hieronder vallen ook ondernemers die de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruiken. De belangrijkste uitzondering zijn de ondernemers die volledig vrijgesteld zijn van btw, omdat zij uitsluitend handelingen verrichten die zijn opgenomen in artikel 44 btw-wetboek.
- De persoon die de factuur ontvangt, moet voor die handeling zijn Belgisch btw-nummer meedelen. De verplichte e-facturatie geldt dus, bijvoorbeeld, niet als de ontvanger een buitenlands btw-nummer meedeelt.
- De factuur wordt uitgereikt voor een handeling die wordt in België.
Bespreek dit tijdig met uw relaties
- ondernemers in BTW-forfaitaire systeem omdat ze hun facturen gaan moeten kunnen ontvangen.
- ondernemers in bijberoep
- ondernemers die hun e-mail niet goed beheren (niet digitaal kunnen werken).
- ondernemers boven die 60 jaar, die hier moeite mee gaan hebben
Bedenk:
- Systemen communiceren nog niet over de grens (leveranciers of klanten). Dit moet pas tegen 2035.
- Het systeem van aankoopborderellen zal ook nog verder kunnen. (Werkt nu nog niet).
- Vanaf 1 januari is een factuur die buiten Peppol nog in Word of pdf verstuurd wordt, niet rechtsgeldig en mag die niet in de boekhouding verwerkt worden.
- Bedrijven met boekhouding kunnen 120% van hun kosten fiscaal aftrekken. Forfaitair belaste bedrijven kunnen dit niet.
- Toekomst: E-reporting = automatisch BTW-aangiften en BTW-listing. (maar dit moet nog politiek bestemd worden)
