Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent dat facturen rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld (zowel versturen als ontvangen). Een pdf-factuur versturen via e-mail of een platform volstaat niet langer.
Voor meer informatie over deze nieuwe regelgeving, kunt u zich aanmelden voor onze online cursus over mailbeheer. Deze online cursus over mailbeheer biedt essentiële vaardigheden voor het effectief beheren van uw e-mailcommunicatie en facturering.
Wie moet e-factureren?
Deze verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, met enkele heel beperkte uitzonderingen (BTW-vrijgestelden zoals artsen, scholen etc.)
- De persoon die de factuur uitreikt, is een in België gevestigde btw-plichtige (of lid van een btw-eenheid). Hieronder vallen ook ondernemers die de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruiken.
De belangrijkste uitzondering zijn de ondernemers die volledig vrijgesteld zijn van btw, omdat zij uitsluitend handelingen verrichten die zijn opgenomen in artikel 44 btw-wetboek. - De persoon die de factuur ontvangt, moet voor die handeling zijn Belgisch btw-nummer meedelen. De verplichte e-facturatie geldt dus, bijvoorbeeld, niet als de ontvanger een buitenlands btw-nummer meedeelt.
- De factuur wordt uitgereikt voor een handeling die wordt in België.
De boetes zijn niet te verwaarlozen.
- Niet in orde tegen 1 januari : 1e overtreding 1500 euro
- Drie maanden later nog niet in orde : 2e overtreding 3000 euro
- Drie maanden later : 3e inbreuk 5000 euro
Aan lezers-ondernemers:
Bespreek dit tijdig met uw relaties
- ondernemers in BTW-forfaitaire systeem omdat ze hun facturen gaan moeten kunnen ontvangen.
- ondernemers in bijberoep (ook al die een omzet heft minder dan 25000 per jaar)
- ondernemers die hun e-mail niet goed beheren (niet digitaal kunnen werken).
- ondernemers boven die 60 jaar, die hier moeite mee gaan hebben
- ondernemers die een nul-listing insturen bij de BTW !
Bedenk:
- Systemen communiceren nog niet over de grens (leveranciers of klanten). Dit moet pas tegen 2035.
- Het systeem van aankoopborderellen zal ook nog verder kunnen. (Werkt nu nog niet, maar zou nog tijdig in orde komen).
- Vanaf 1 januari is een factuur die buiten Peppol nog in Word of pdf verstuurd wordt, niet rechtsgeldig en mag die niet in de boekhouding verwerkt worden. Zo’n factuur kan wel parallel gestuurd worden als je als leverancier vreest dat je klant zijn peppol facturen niet tijdig leest.
- Bedrijven met boekhouding kunnen 120% van hun kosten fiscaal aftrekken. Forfaitair belaste bedrijven kunnen dit niet.
- Toekomst: E-reporting = automatisch BTW-aangiften en BTW-listing. (maar dit moet nog politiek bestemd worden)
