“Nooit gedacht dat me dit zou overkomen !”
Een calamiteitenfiche voor ondernemers is essentieel om te zorgen dat je partner (of een andere vertrouwenspersoon) je zaak tijdelijk kan verderzetten als jij door een ongeval of andere noodsituatie tijdelijk uitvalt.
Dit document moet overzichtelijk en toegankelijk zijn. Hieronder een checklist van wat er in de fiche moet staan:
1. Basisinformatie over de zaak
- Toegangscodes op alarmsystemen en informatica
- Belangrijke contactpersonen (boekhouder, advocaat, leverancier, bank, klanten)
2. Financiële en administratieve gegevens
- Bankrekeningen & toegangscodes (indien mogelijk in een beveiligd document, zoals een kluis of bij een vertrouwenspersoon)
- Boekhouder/contactgegevens
- Lopende facturen en betaaltermijnen
- Belangrijke abonnementen en contracten (telecom, energie, leasecontracten, etc.)
- Verzekeringen & polisnummers (BA, arbeidsongevallen, rechtsbijstand, ziekteverzekering, etc.)
- Sociale bijdragen & contactgegevens sociaal verzekeringsfonds
3. Operationele gegevens
- Overzicht van lopende projecten en deadlines
- Toegang tot zakelijke e-mail en telefoon
- Logins voor essentiële systemen (CRM, webshop, kassasysteem, boekhoudsoftware, etc.)
- Afspraken met klanten en leveranciers
- Werknemers: lijst met contactgegevens en lopende afspraken
- Eventuele vervangers of hulplijnen binnen het netwerk
4. Juridische en fiscale zaken
- Eventuele volmachten die reeds voorzien zijn (bankvolmacht, zakelijke volmacht)
- Overeenkomst met klanten en leveranciers (zijn er sancties bij laattijdige levering of betaling?)
- Belangrijke juridische verplichtingen (subsidies, vergunningen, deadlines voor belastingen, etc.)
5. Persoonlijke informatie & noodcontacten
- Contactgegevens van naaste familieleden
- Gezondheidsinformatie (medicatie, behandelende artsen, allergieën)
- Toegang tot je privézaken die impact hebben op de onderneming (bijv. gezamenlijke rekeningen, huurcontracten)
Lees er meer over
