Als ondernemer moet iedereen bewijzen verzamelen van omzet voor de boekhouding.
Vroeger had je veel afnemers, die aankoopborderellen maakten.
Het nadeel is dan dat de afnemer zelf de betalingstermijn en de algemene voorwaarden bepaalt. Dit is niet altijd naar verwachting.
Je kan beter direct na levering zelf facturen maken. “Nog een taak” hoor ik je denken.
Om een factuur op te maken, moet je ook verschillende regels volgen qua layout.
Ik zie veel ondernemers factuur in mekaar ‘boksen’ via een excell programma.
Dit heeft een aantal nadelen en gevaren:
- dubbel gebruik van factuurnummers
- factuurnummers die worden overgeslagen
- rekenfouten waardoor je misschien wel minder betaald wordt dan je had gedacht
- bewaren van facturen
- te laat facturen naar je klanten mailen vanuit je programma en bij de BTW-aangifte niet meer vinden waar die facturen zitten.
Maar er is goed nieuws: de meeste ondernemers voeren hun boekhouding via een programma van hun boekhouder.
En daar zit de sleutel: In de meest gebruikte boekhoudingen is er een module waarmee je vlot facturen kan aanmaken.
Alle bovenstaande problemen zijn hiermee van de baan.
Tip: vraag je boekhouder om de facturatiemodule open te zetten voor gebruik.
- Spreek onmiddellijk af welk logo en welke bedrijfsgegevens op je factuur moeten komen: een keer kwaad werk en je bent voor lange tijd goed bezig.
- Zorg ervoor dat het programma altijd je ‘algemene voorwaarden’ meestuurt: dit kan je nodig hebben mocht een betaling uitblijven en je iemand moet inschakelen bij het invorderen.
- Factureer na levering zo snel mogelijk: je zal zien dat je inkomsten vlotter binnen komen.
Je boekhouder hoeft nooit meer naar je verstuurde facturen te vragen bij de BTW-aangifte. Alles zit in het boekhoudprogramma.
Je kan vlot een kasplanning maken en kijken hoe je provisies moet aanleggen voor aflossingen, btw en sociale bijdragen: het bespaart veel kosten op nalatige betalingen.
Nog niet overtuigd?
Laten we even aan tafel gaan zitten: ik kan je nog veel meer tips geven die er voor zorgen dat je boekhouding geen lastig verplicht nummer blijft, maar een effectief hulpmiddel om meer geld te verdienen.
Ik ben zelf geen boekhouder, maar ik vertel je graag over mijn ervaringen en
de zaken die ik zelf nog niet wist*, maar nu voordeel uit haal.
Riccy
*Achteraf ben ik alleen teleurgesteld, dat niemand me vroeger heeft uitgelegd hoe handig dit is.