Bedrijfseconomisch adviseur Riccy Focke ECOFIN

Tag: silvasoft

  • Hoe maak je eigenlijk facturen?

    Hoe maak je eigenlijk facturen?

    Als ondernemer moet iedereen bewijzen verzamelen van omzet voor de boekhouding.

    Vroeger had je veel afnemers, die aankoopborderellen maakten.
    Het nadeel is dan dat de afnemer zelf de betalingstermijn en de algemene voorwaarden bepaalt. Dit is niet altijd naar verwachting.

    Je kan beter direct na levering zelf facturen maken. “Nog een taak” hoor ik je denken.
    Om een factuur op te maken, moet je ook verschillende regels volgen qua layout.

    Ik zie veel ondernemers factuur in mekaar ‘boksen’ via een excell programma.
    Dit heeft een aantal nadelen en gevaren:

    • dubbel gebruik van factuurnummers
    • factuurnummers die worden overgeslagen
    • rekenfouten waardoor je misschien wel minder betaald wordt dan je had gedacht
    • bewaren van facturen
    • te laat facturen naar je klanten mailen vanuit je programma en bij de BTW-aangifte niet meer vinden waar die facturen zitten.

    Maar er is goed nieuws: de meeste ondernemers voeren hun boekhouding via een programma van hun boekhouder.
    En daar zit de sleutel: In de meest gebruikte boekhoudingen is er een module waarmee je vlot facturen kan aanmaken.
    Alle bovenstaande problemen zijn hiermee van de baan.

    Tip: vraag je boekhouder om de facturatiemodule open te zetten voor gebruik.

    • Spreek onmiddellijk af welk logo en welke bedrijfsgegevens op je factuur moeten komen: een keer kwaad werk en je bent voor lange tijd goed bezig.
    • Zorg ervoor dat het programma altijd je ‘algemene voorwaarden’ meestuurt: dit kan je nodig hebben mocht een betaling uitblijven en je iemand moet inschakelen bij het invorderen.
    • Factureer na levering zo snel mogelijk: je zal zien dat je inkomsten vlotter binnen komen.

    Je boekhouder hoeft nooit meer naar je verstuurde facturen te vragen bij de BTW-aangifte. Alles zit in het boekhoudprogramma.

    Je kan vlot een kasplanning maken en kijken hoe je provisies moet aanleggen voor aflossingen, btw en sociale bijdragen: het bespaart veel kosten op nalatige betalingen.

    Nog niet overtuigd? 
    Laten we even aan tafel gaan zitten: ik kan je nog veel meer tips geven die er voor zorgen dat je boekhouding geen lastig verplicht nummer blijft, maar een effectief hulpmiddel om meer geld te verdienen.

    Ik ben zelf geen boekhouder, maar ik vertel je graag over mijn ervaringen en
    de zaken die ik zelf nog niet wist*, maar nu voordeel uit haal.

    Riccy

    *Achteraf ben ik alleen teleurgesteld, dat niemand me vroeger heeft uitgelegd hoe handig dit is.

    Snel inzicht geeft direct toekomst.

    Als je niet kan wachten, klik je nu door.

    [mailpoet_form id=”2″]

    Je kan je familie en vrienden wellicht helpen, door dit bericht te delen.

  • Met een internetboekhouding was je BTW-aangifte al binnen.

    Met een internetboekhouding was je BTW-aangifte al binnen.

    Het is 2 april: mijn BTW-aangifte is binnen.
    Vorig weekend stuurde ik al nog ontbrekende documenten via mail door naar mijn internetboekhouder.
    Vandaag kon ik al de aangifte bekijken: het geld voor de BTW-betaling staat klaar.

    In 2007 startte ik al met Winbooks: mijn boekhouder liet toe om zelf alle boekingen digitaal te doen van mijn inkomende en uitgaande facturen. De bankverrichtingen moesten nog manueel ingebracht worden. Voordeel was dat mijn balans en resultaatrekening bijna dagelijks (te minsten wekelijks) was bijgewerkt. Telkens mijn Raad van Bestuur vroeg naar de actuele balans, resultaatrekening en begrotingsopvolging, kon ik die met een paar klikken uitprinten of doormailen. Perfect doorzichtig en betrouwbaar, zoals het hoort.

    Het is verwonderlijk dat na zoveel jaren, nog zoveel ondernemers maandelijks of trimestrieel met hun pakje facturen naar de boekhouder moeten stappen voor de BTW-aangifte. Na de BTW-aangifte duurt het nog een tijd voor alles is verwerkt in de resultaatrekening en de balans.

    Ondertussen is er al veel veranderd: digitaal boekhouden werd internet boekhouden.

    De pakketten voor internetboekhouden lezen zelf de facturen: ik leg alle facturen op mijn scanner en stuur de pdf door naar het boekhoudpakket (7 dagen op 7, 24 uur op 24). De herkenningsregels van de facturen zijn zo goed, dat de factuur meestal direct in de juiste kostenrekening wordt gezet.

    Je kan facturen rechtstreeks in je boekhoudpakket maken en de bankverrichtingen worden iedere nacht automatisch opgeladen. Op die manier worden alle openstaande facturen snel afgepunt.

    Met een internetboekhouding heb ik het beste van 2 werelden.

    De beste automatisering staat bij mijn fysieke boekhouder, die kan doen wat hij liefst doet: meedenken en vooruitkijken.
    Als de boekhouder nu belt, is het nooit om te zeuren over documentjes, die nog moeten aangeleverd worden.

    Voordeel is dat de boekhouder de beschikbare tijd kan benutten aan oplossingen en tips.

    • Loopt de omzet voor of achter op de voorziene begroting? Dan komt er een advies.
    • Zijn de factuurvoorwaarden nog in orde of moeten ze geactualiseerd worden?
    • Er zit achter het facturatieprogramma meestal een automatische invorderingsprocedure (herinnering, aanmaning, in gebreke stelling): het kan allemaal zonder ik er tijd moet in steken.
    • Fiscale en juridische adviezen komen veel sneller, want mijn boekhouder kan er vertrouwen dat alles cijfers betrouwbaar zijn.
    • Mijn bank heeft ondertussen ook het voordeel ingezien: bij de laatste kredietaanvraag kon de KMO-adviseur de meest actuele cijfers doorsturen naar de kredietbeslisser op hoofdkantoor. We konden onmiddellijk onderhandelen over de modaliteiten.

    Wilt u ook meer weten dan de fiscus over je bedrijf? 

    Als je wilt, kan ik je helpen.
    Ik heb een protocol dat uitlegt wat je kan doen voor een feilloze samenwerking met je boekhouder.*

    • Zelf ben ik geen fiscale boekhouder: ik werk er dus liefst mee samen: samen geraken we verder.

    Snel inzicht geeft direct toekomst.

    Als je niet kan wachten, klik je nu door.

    [mailpoet_form id=”2″]

    Je kan je familie en vrienden wellicht helpen, door dit bericht te delen.